○山梨県市町村総合事務組合個人情報の取扱いに関する規程
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条―第7条)
第3章 教育研修(第8条)
第4章 職員の責務(第9条)
第5章 保有個人情報の取扱い(第10条―第17条)
第6章 情報システムにおける安全の確保等(第18条―第33条)
第7章 サーバ室等の安全管理(第34条・第35条)
第8章 保有個人情報の提供(第36条)
第9章 保有個人情報の取扱いの委託(第37条・第38条)
第10章 安全確保上の問題への対応(第39条―第41条)
第11章 監査及び点検の実施(第42条―第44条)
第12章 雑則(第45条・第46条)
附則
第1章 総則
第1条 この訓令は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)第66条第1項の規定に基づき、山梨県市町村総合事務組合(以下「組合」という。)の保有個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の保有個人情報の安全管理のために必要な措置について定めるものとする。
第2条 この訓令において使用する用語は、次項に定めるものを除くほか、法及び個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号)において使用する用語の例による。
第2章 管理体制
第3条 組合に、総括保護管理者を1人置くこととし、事務局長をもって充てる。
2 総括保護管理者は、組合における保有個人情報の管理に関する事務を総括する。
第4条 保有個人情報を取り扱う課等(山梨県市町村総合事務組合課設置条例(昭和54年組合条例第5号)第1条第1項に規定する課及び同条第2項に規定する研修所をいう。以下同じ。)に、保護管理者を1人置くこととし、当該課等の長をもって充てる。
2 保護管理者は、その所管する課等における保有個人情報の適切な管理を確保する。
3 保護管理者は、保有個人情報を情報システムで取り扱う場合は、当該情報システムの管理者と連携して、適切にこれを管理するものとする。
第5条 保有個人情報を取り扱う課等に、当該課等の保護管理者が指定する保護担当者を1人(業務上必要と認められる場合にあっては、複数人)置く。
2 保護担当者は、保護管理者を補佐し、その所属する課等における保有個人情報の管理に関する事務を担当する。
第6条 組合に、監査責任者を1人置くこととし、総務課長をもって充てる。
2 監査責任者は、各課等における保有個人情報の管理の状況について監査する。
第7条 総括保護管理者は、保有個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡及び調整を行うため、必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、定期に又は随時に開催するものとする。
第8条 総括保護管理者は、職員に対し、保有個人情報の取扱いについて理解を深め、保有個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。
2 総括保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行うものとする。
3 総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、各課等における保有個人情報の適切な管理のための教育研修を行うものとする。
4 保護管理者は、当該課等の職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。
5 前各項の規定は、保有個人情報の取扱いに従事する派遣労働者について適用する。
第4章 職員の責務
第9条 職員は、法の趣旨に則り、関係する法令、条例、規則等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。
第5章 保有個人情報の取扱い
第10条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報にアクセスする権限(以下この条において「アクセス権限」という。)を有する職員の範囲及び当該アクセス権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限定するものとする。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報にアクセスしてはならない。
第11条 保護管理者は、職員が業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限定しなければならない。この場合において、職員は、保護管理者の指示に従い行うものとする。
(1) 保有個人情報の複製
(2) 保有個人情報の送信
(3) 保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
第12条 職員は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合は、保護管理者の指示に従い、訂正等を行わなければならない。
第13条 職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行うものとする。
2 職員は、保有個人情報が記録されている媒体を外部へ送付し、又は持ち出すときは、原則としてパスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(第34条第4項において「認証機能」という。)を設定する等の必要な措置を講じなければならない。
第14条 職員は、保有個人情報を含む電磁的記録又は媒体の誤送信、誤送付、誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、事務又は事業において取り扱う保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、複数の職員による確認、チェックリストの活用等の必要な措置を講ずるものとする。
第15条 職員は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体(端末機器及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となったときは、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により、当該保有個人情報の消去又は当該保有個人情報が記録されている媒体の廃棄を行わなければならない。
2 職員は、保有個人情報の消去又は保有個人情報が記録されている媒体の廃棄を委託する場合(2以上の段階にわたる委託を含む。)は、必要に応じて職員が消去若しくは廃棄に立ち会い、又は写真等を付した消去若しくは廃棄を証明する書類を提出させる等、委託先において消去又は廃棄が確実に行われていることを確認しなければならない。
第16条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備して、当該保有個人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について記録するものとする。
第17条 保有個人情報が、外国(民間事業者が提供するクラウドサービスを利用する場合においてはクラウドサービス提供事業者が所在する外国及び個人データが保存されるサーバが所在する外国をいう。)において取り扱われる場合は、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
第6章 情報システムにおける安全の確保等
第18条 保護管理者は、保有個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章(第30条を除く。)及び次章において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、認証機能を設定する等のアクセスの制御のために必要な措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、前項の措置を講ずるときは、パスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
第19条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報へのアクセスの状況を記録し、その記録(以下この条において「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずるものとする。
第20条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該保有個人情報への不適切なアクセスの監視のため、保有個人情報を含む又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該設定の定期的な確認等の必要な措置を講ずるものとする。
第21条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権について、不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。
第22条 保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。
第23条 保護管理者は、不正プログラムによる保有個人情報の漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等の必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずるものとする。
第24条 職員は、保有個人情報について、一時的に加工等の処理を行うために複製を行う場合には、その対象を必要最小限とし、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去するものとする。
2 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認するものとする。
第25条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、前項の規定を踏まえ、その処理する保有個人情報について、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行うものとする。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第26条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報の漏えい等の防止のため、スマートフォン、ＵＳＢメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずるものとする。
第27条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報の処理を行う端末機器を限定するために必要な措置を講ずるものとする。
第28条 保護管理者は、端末機器の盗難又は紛失の防止のため、端末機器の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、保護管理者が必要があると認めるときを除き、端末機器を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
第29条 職員は、端末機器の使用に当たっては、保有個人情報が当該職員以外の者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。
第30条 職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報の内容の確認、既存の保有個人情報との照合等を行うものとする。
第31条 保護管理者は、保有個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。
第32条 保護管理者は、保有個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。
第33条 保護管理者は、保有個人情報を取り扱い、又は情報システムを構築し、若しくは利用するに当たっては、サイバーセキュリティ基本法(平成26年法律第104号)第26条第1項第2号のサイバーセキュリティに関する対策の基準等を参考として、取り扱う保有個人情報の性質等に照らして適正なサイバーセキュリティの水準を確保するものとする。
第7章 サーバ室等の安全管理
第34条 保護管理者は、保有個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等で保護管理者が指定する機器を設置する室その他の区域(以下「サーバ室」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持出しの制限又は検査等の措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、保有個人情報を記録する媒体を保管するための施設(第4項において「保管施設」という。)を設けている場合において、必要があると認めるときは、前項と同様の措置を講ずるものとする。
3 保護管理者は、必要があると認めるときは、サーバ室の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等のサーバ室の安全を管理するための措置を講ずるものとする。
4 保護管理者は、サーバ室及び保管施設(次条において「サーバ室等」という。)の入退の管理について、必要があると認めるときは、身分証明書の提示を求めるとともに、立入りに係る認証機能を設定し、パスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)及びパスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
第35条 保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、サーバ室等に施錠装置、警報装置及び監視設備の設置等の措置を講ずる。
2 保護管理者は、災害等に備え、サーバ室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずる。
第8章 保有個人情報の提供
第36条 保護管理者は、法第69条第2項第4号の規定に基づき行政機関等以外の者に保有個人情報((行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)第2条第8項に規定する特定個人情報を除く。以下この条及び第45条において同じ。)を提供するときは、法第70条の規定に基づき、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について書面を取り交わすものとする。
2 前項の規定により提供するときは、保護管理者は、法第70条の規定に基づき安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前に又は随時に実地の調査等を行い、措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずるものとする。
3 保護管理者は、法第69条第2項第3号の規定に基づき他の行政機関等に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、同法第70条の規定に基づき、前2項に規定する措置を講ずるものとする。
第9章 保有個人情報の取扱いの委託
第37条 保護管理者は、保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託するときは、保有個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるものとする。この場合において、契約書に次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者に係る管理体制及び実施体制並びに保有個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等について書面で確認するものとする。
(1) 保有個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第1項第3号に規定する子会社をいう。)である場合を含む。この号及び第8号並びに第4項において同じ。)の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 保有個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 保有個人情報の安全管理措置に関する事項
(5) 保有個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6) 委託終了時における保有個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(7) 法令及び契約に違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
(8) 契約内容の遵守状況の定期的報告に関する事項及び委託先における委託された保有個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項(再委託先の監査等に関する事項を含む。)
2 前項に規定する場合において、委託する業務に係る保有個人情報の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限としなければならない。
3 保護管理者は、委託する業務に係る保有個人情報の秘匿性等その内容、保有個人情報の量等に応じて、委託先における作業の管理体制及び実施体制並びに保有個人情報の管理の状況について、少なくとも年1回以上、検査等により確認するものとする。
4 保護管理者は、委託先において保有個人情報の取扱いに係る業務が再委託される場合は、委託先に第1項の措置を講じさせるとともに、再委託される業務に係る保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、委託先を通じて又は委託元自らが前項に規定する事項を確認するものとする。保有個人情報の取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。
5 保護管理者は、保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせるときは、労働者派遣契約書に秘密保持義務等その他の保有個人情報の取扱いに関する事項を明記しなければならない。
第38条 保護管理者は、保有個人情報を提供し、又は業務委託するときは、漏えい等による被害発生のリスクを低減するため、必要に応じ特定の個人を識別することができる記載の全部若しくは一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずるものとする。
第10章 安全確保上の問題への対応
第39条 職員は、保有個人情報の漏えい等の事案の発生又はその兆候、この訓令に違反している事実又はその兆候その他の安全確保上で問題となる事案の発生又そのおそれを認識したときは、直ちに当該保有個人情報を管理する保護管理者に報告しなければならない。
2 保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講じなければならない。ただし、外部からの不正アクセス又は不正プログラムの感染が疑われる端末機器等の通信の遮断等、被害の拡大防止のために直ちに行うことができる措置については、直ちに行わなければならず、また職員に行わせなければならない。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告するものとする。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合は、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告しなければならない。
4 総括保護管理者は、前項の規定による報告を受けたときは、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を速やかに組合長に報告するものとする。
5 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し再発防止のために講じた必要な措置を、同種の業務を実施している課等に共有するものとする。
第40条 法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要する場合は、前条の規定による報告及び措置と並行して、速やかに所定の手続を行うとともに、個人情報保護委員会による事案の把握等に協力するものとする。
第41条 総括保護管理者は、第39条第1項の規定により報告する事案等において、法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要しない場合であっても、事案等の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案等に係る保有個人情報の本人への連絡等の措置を講ずるものとする。
2 総括保護管理者は、第39条第1項の規定により報告する事案等のうち、国民の不安を招きかねない事案等については、当該事案等の内容、経緯、被害状況等について、速やかに個人情報保護委員会へ情報提供を行うものとする。
第11章 監査及び点検の実施
第42条 監査責任者は、保有個人情報の管理の状況について、定期に又は必要に応じ監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
第43条 保護管理者は、自ら管理責任を有する保有個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
第44条 総括保護管理者及び保護管理者は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
第12章 雑則
第45条 他の訓令の規定により、個人番号及び特定個人情報の取扱い並びに情報システムの管理に関する事項について、この訓令と別段の定めが設けられている場合にあっては、この訓令に定めるもののほか、当該他の訓令の定めるところによる。
第46条 この訓令に定めるもののほか、この訓令の施行に関し必要な事項は、組合長が別に定める。
附 則
この訓令は、公布の日から施行する。